Vyvolávací systém
Vyvolávací systém je určen pro všechny firmy, úřady a instituce, kam přicházejí klienti požadující stejnou službu, čehož důsledkem se vytvářejí většinou dlouhé řady čekajících.
Pokud chcete poskytnout svým klientům komfort, pak je vyvolávací systém tím pravým řešením, které Vám přináší automatizaci, zefektivnění a zkvalitnění Vašich služeb. Přičemž zpříjemní prostředí nejen Vašim pracovníkům, ale i klientům, kteří budou přesně vědět, kdy a na které pracoviště (dále jen přihrádku) se mají dostavit. Vašim pracovníkům pomůže vyvolávací systém zefektivnit jejich práci.Zároveň je systém výhodou i pro management, protože poskytne přehledné statistiky o jednotlivých přihrádkách, počtu obsloužených klientů, … a to v různých intervalech.
Na vyvolávací systém je možné podívat z více pohledů, a to z pohledu klienta, z pohledu pracovníka, či z pohledu managementu.
Pohled klienta
Klient si zvolí na dotykovém panelu požadovanou službu z hierarchické struktury poskytovaných služeb. Systém přiřadí klientovi číslo pro požadovanou službu a spolu s aktuálním datem a časem ho zaznamená a vytiskne na lístek, který si klient vezme z terminálu. Klient následně čeká, dokud se nezobrazí číslo uvedené na lístku spolu s číslem přihrádky na halové obrazovce. Po zobrazení by měl klient vyhledat přihrádku, na které bude obsloužen.
Pohled pracovníka
Aktivování přihrádky, možnost ručního i automatického vyvolávání klientů
Každá přihrádka má definováno činnosti a úkony, které je schopna obsloužit. Po přihlášení se odpovědného pracovníka na danou přihrádku, pracovník aktivuje přihrádku a má možnost vybrat si mezi ručním nebo automatickým vyvoláváním klientů. (Toto nastavení je možné kdykoliv během pracovní doby změnit.) Pokud pracovník zvolí automatické vyvolávání klientů, systém po ukončení obsluhy klienta na přepážce, automaticky vyvolá dalšího v pořadí a pracovník tuto činnost nemusí provádět ručně. Pak jako je klient vyvolán, pracovník přihrádky čeká, až se klient dostaví k přihrádce.
Co když se klient nedostaví k přihrádce?
Pokud se klient nedostaví za jistý časový interval k přihrádce, je znovu vyvolán.Toto vyvolání proběhne vícekrát (počet opětovných vyvolání je nastavitelný parametr v konfiguraci) a následně, pokud se klient nedostaví k přihrádce ani po posledním vyvolání, systém upozorní pracovníka, že klient nepřišel, a zeptá se na další postup. Zda má klienta opět vyvolat, nebo ho má označit jako klienta, který se nedostavil k přihrádce, vyřadit ho z řady čekatelů a vyvolat dalšího klienta.
Zpracování klienta danou přihrádkou
Když se klient k přihrádce dostaví, seznámí pracovníka s tím, co přišel vyřídit a tedy, jakou službu požaduje. Pokud se spletl a daná přihrádka neobsluhuje ním požadovanou službu, pracovník přihrádky ho může přeposlat na jinou přihrádku, takovou, která zpracovává klientům požadované služby. Pokud je klient u přepážky správně, pracovník zaznamená do systému o jaký druh služby jde a klienta začne vyřizovat.
V průběhu vyřizování, však může zjistit, že klient nemá všechny potřebné dokumenty vypsány nebo mu chybí některé doklady. V takovém případě, může zpracování klienta odložit o určitou dobu, než si nepovypĺňa chybějící doklady (v takovém případě bude klient o jistý zvolený časový interval znovu na danou přihrádku vyvolaný), nebo jej může přeposlat na jinou přihrádku, aby tam vyřídil potřebné chybějící doklady. V obou případech se buď po přeposlán, nebo odložení zpracování klienta, vyvolá další klient (pokud nějaký čeká na zpracování) a začne se s jeho vyřizováním.
V případě, že má klient vše potřebné, je jeho požadavek zpracovávána pracovníkem. Když je požadavek zpracována, pracovník nastaví pro klienta ukončení zpracování, ale ještě předtím se ho systém zeptá, zda má klient ještě nějaké požadavky, které by mohl vyřídit. Pokud ano, zpracování klienta se neukončí a zaměstnanec vyřizuje další požadavek klienta. Pokud klient nemá další požadavky, pracovník ukončí zpracování klienta a vyvolá dalšího, resp. pokud má nastaveno automatické vyvolávání, pak je klient vyvolán systémem, přičemž vyvolání klienta se uskuteční pouze za předpokladu, že ještě nějaký čeká na vyřízení.
Přerušení zpracování dalších klientů
Pokud má pracovník nastaveno ruční vyvolávání, pak může kdykoliv přihrádku deaktivovat, čímž se rozumí přerušení zpracování dalších klientů na dané přihrádce. Jde o případy, kdy si pracovník musí udělat přestávku.
Pohled managementu
Pro potřeby managementu v sobě vyvolávací systém integruje i modul statistik, prostřednictvím kterého může management nabýt informace o zpracovaných požadavcích podle jednotlivých služeb, informace o pracovnících (počet vybavených úkonů, průměrný čas zpracování, a pod.), O samotném systému (spouštění jednotlivých aplikací , přihlašování se na přihrádky a pod.) atd.. a to v denním a měsíčním přehledu.
Lze průběžně upravovat způsob zpracování klienty podle momentální situace (např. upravení počtu obsluhujících přepážek, …).
Adaptabilita vyvolávacího systému
Vyvolávací systém byl navržen univerzální tak, aby mohl být přizpůsoben a nasazen v různých provozech (firmách). Je snadno konfigurovatelný a lze jej do jisté míry přímo přizpůsobit požadavkům jednotlivých uživatelů (provozů).