Matador, a.s. Púchov (reference)
Upozornení: Domovská stránka Matador, a.s. Púchov je na URL-adrese www.matador.sk
Systém pro správu, řízení a archivaci technické dokumentace
Situace
Společnost Matador Púchov se rozhodla sjednotit a zkvalitnit systém pro řízení technické dokumentace. Dosavadní systém řízení technické dokumentace pro správu dokumentů nebyl lokalizován do národního prostředí, nevyhovoval požadavkům pro současné systémy řízení dokumentů a nebyl již podporován prodejcem ani výrobcem systému.
Požadavky na řešení
Cílem řešení bylo vytvořit komplexní systém pro řízení technické dokumentace splňující všechny současné standardy a vlastnosti. Systém zajišťuje vykonávání činností spojených se schvalováním, udržováním a archivací technické dokumentace na všech relevantních pracovištích.
Pro vytyčení koncepce návrhu správy dokumentace byla provedena společností ESMO pomocí nástroje Select Enterprise Modeler analýza pracovních procesů, analýza organizační struktury a technické infrastruktury v Matador, a.s. Púchov. Ze závěrů analýzy byla vypracována “Koncepce nasazení workflow pracovních procesů v Matador, as”. Pro nasazení systému pro správu, řízení a archivaci technické dokumentace byl schválen inkrementální postup automatizace pracovních procesů.
Řešení
V rámci řešení pilotního projektu byl nahrazen stávající systém pro správu a řízení technické dokumentace systémem Keyfile V6.01 SVK a KeyFLOW V6.2 SVK. Dodavatelem systému byla společnost ESMO Žilina, která provedla lokalizaci systému a jeho implementaci ve společnosti Matador Púchov. Bylo odevzdaných do provozu 12 různých druhů workflow a nainstalovaných celkem 100 klientských pracovišť a všichni uživatelé byli vyškoleni.
V systému KeyFLOW byly řešeny pracovní procesy související se správou, řízením a archivací dokumentace existující v elektronické podobě mezi řešiteli, jednotlivými schvalovacími útvary a pracovníky Technické dokumentaristiky.
V dnešní době je nasazené řešení využíváno pro celopodnikovou automatizaci pracovních procesů. V rutinním provozu je 25 různých druhů workflow a dosud bylo dodáno 500 klientských licencí Global 360 Keyfile a Global 360 KeyFLOW, které jsou postupně implementovány na pracovní stanice uživatelů vstupujících do systému.
Architektura
Celý systém správy a řízení technické dokumentace byl realizován s využitím produktů firmy Global 360: Keyfile a KeyFLOW, které jsou lokalizovány do slovenského národního prostředí.
Keyfile umožňuje cenově efektivně pracovat s různými typy dokumentace a sledovat v reálném čase jak se dokumenty vytvářejí, mění, aktualizují, recenzují, sdílejí a používají. Keyfile obsahuje výkonné vyhledávací nástroje, systém kontroly verzí, třídění a uspořádání dokumentů. Uživatel si může zvolit klasického klienta pro využití plné funkcionality včetně faxování, skenování s OCR a workflow nebo Workspace klienta pro vytváření, editování a přístup k dokumentům, skříním a košům.
Keyfile je integrován s programem MS Outlook a umožňuje automatické posílání zpráv a příloh do nových dokumentů ve skříních Keyfile.
KeyFLOW je kombinace technologie pracovních toků, správy informací a komunikační infrastruktury zajišťované MS Exchange serverem. Pracovní toky se vytvářejí pomocí grafického editoru a umožňují automatizaci a časové i místní sledování podnikových procesů v definovaných rolích a organizační struktuře.
Použité technologie
- Global 360 Keyfile 7.00 SVK
- Global 360 KeyFLOW 7.1 SVK
Rozdíly proti předchozímu řešení:
- automatizace pracovních procesů souvisejících s registrací výrobnětechnologické a výkresové dokumentace, její schvalováním a archivací
- možnost monitorování stavu a průběhu schvalování dokumentace
- používání uživatelských rolí v tocích (např. Hlavní konstruktér, Hlavní chemik, Nákupčí, atd..)
- automatické generování záznamů o průběhu schvalovacího toku, které jsou automaticky přikládány ke schválenému dokumentu po skončení schvalování
- použití produktu Global 360 KeyFlow pro řešení workflow
Přínosy
- vizualizace a zpřehlednění procesů prostřednictvím modelování
- zmapování a popis pracovních procesů souvisejících se správou, řízením a archivací dokumentace na OTD
- automatizace pracovních procesů, standardizace
- úspora nákladů v důsledku elektronizace toku dokumentů
- zvýšení produktivity práce
- rychlý, jednoduchý a bezpečný přístup k dokumentům
Profil zákazníka
Akciová společnost Matador je moderní mezinárodní společností holdingového typu podnikající v oblasti gumárenského a strojírenského průmyslu. V posledním desetiletí společnost dosáhla výrazný rozvoj a prošla zásadními změnami spojenými s transformací státního podniku na akciovou společnost a procesem privatizace. Společnost vyváží více než 80% své produkce.
Společnost Matador má stabilizovanou výzkumnou, technickou a obchodní strukturu s jasnou strategií rozvoje a představuje silný celek disponující zdravým kapitálovým, výrobním a lidským potenciálem.