Matador, a.s. Púchov (referencia)
Systém pre správu, riadenie a archiváciu technickej dokumentácie
Situácia
Spoločnosť Matador Púchov sa rozhodla zjednotiť a skvalitniť systém pre riadenie technickej dokumentácie. Doterajší systém riadenia technickej dokumentácie pre správu dokumentov nebol lokalizovaný do národného prostredia, nevyhovoval požiadavkám pre súčasné systémy riadenia dokumentov a nebol už podporovaný predajcom ani výrobcom systému.
Požiadavky na riešenie
Cieľom riešenia bolo vytvoriť komplexný systém na riadenie technickej dokumentácie splňujúci všetky súčasné štandardy a vlastnosti. Systém zaisťuje vykonávanie činností spojených so schvaľovaním, udržiavaním a archiváciou technickej dokumentácie na všetkých relevantných pracoviskách.
Pre vytýčenie koncepcie návrhu riadenia dokumentácie bola vykonaná spoločnosťou ESMO pomocou nástroja Select Enterprise Modeler analýza pracovných procesov, analýza organizačnej štruktúry a technickej infraštruktúry v Matador, a.s. Púchov. Zo záverov analýzy bola vypracovaná „Koncepcia nasadzovania workflow pracovných procesov v Matador, a.s.“. Pre nasadenie systému pre správu, riadenie a archiváciu technickej dokumentácie bol schválený inkrementálny postup automatizácie pracovných procesov.
Riešenie
V rámci riešenia pilotného projektu bol nahradený stávajúci systém pre správu a riadenie technickej dokumentácie systémom Keyfile V6.01 SVK a KeyFLOW V6.2 SVK. Dodávateľom systému bola spoločnosť ESMO Žilina, ktorá vykonala lokalizáciu systému a jeho implementáciu v spoločnosti Matador Púchov. Bolo odovzdaných do prevádzky 12 rôznych druhov workflow a nainštalovaných celkom 100 klientských pracovísk a všetci používatelia boli vyškolení.
V systéme KeyFLOW boli riešené pracovné procesy súvisiace so správou, riadením a archiváciou dokumentácie existujúcej v elektronickej forme medzi riešiteľmi, jednotlivými schvaľujúcimi útvarmi a pracovníkmi Technickej dokumentaristiky.
V dnešnej dobe je nasadené riešenie využívané pre celopodnikovú automatizáciu pracovných procesov. V rutinnej prevádzke je 25 rôznych druhov workflow a doteraz bolo dodaných 500 klientskych licencií Global 360 Keyfile a Global 360 KeyFLOW, ktoré sú postupne implementované na pracovné stanice používateľov vstupujúcich do systému.
Architektúra
Celý systém správy a riadenia technickej dokumentácie bol realizovaný s využitím produktov firmy Global 360: Keyfile a KeyFLOW, ktoré sú lokalizované do slovenského národného prostredia.
Keyfile umožňuje cenovo efektívne narábať s rôznymi typmi dokumentácie a sledovať v reálnom čase ako sa dokumenty vytvárajú, menia, aktualizujú, recenzujú, zdieľajú a používajú. Keyfile obsahuje výkonné vyhľadávacie nástroje, systém kontroly verzií, triedenia a usporiadania dokumentov. Používateľ si môže zvoliť klasického klienta pre využívanie plnej funkcionality vrátane faxovania, skenovania s OCR a workflow alebo Workspace klienta pre vytváranie, editovanie a prístup k dokumentom, skriniam a košom.
Keyfile je integrovaný s programom MS Outlook a umožňuje automatické posielanie správ a príloh do nových dokumentov v skriniach Keyfile.
KeyFLOW je kombinácia technológie pracovných tokov, správy informácií a komunikačnej infraštruktúry zabezpečovanej MS Exchange serverom. Pracovné toky sa vytvárajú pomocou grafického editora a umožňujú automatizáciu a časové i miestne monitorovanie podnikových procesov v zadefinovaných rolách a organizačnej štruktúre.
Použité technológie
- Global 360 Keyfile 7.00 SVK
- Global 360 KeyFLOW 7.1 SVK
Rozdiely oproti predchádzajúcemu riešeniu:
- automatizácia pracovných procesov súvisiacich s registráciou výrobnotechnologickej a výkresovej dokumentácie, jej schvaľovaním a archiváciou,
- možnosť monitorovania stavu a priebehu schvaľovania dokumentácie
- používanie používateľských rolí v tokoch (napr. Hlavný konštruktér, Hlavný chemik, Nákupca, atď.)
- automatické generovanie záznamov o priebehu schvaľovacieho toku, ktoré sú automaticky prikladané ku schválenému dokumentu po skončení schvaľovania
- použitie produktu Global 360 KeyFlow pre riešenie workflow
Prínosy
- vizualizácia a sprehľadnenie procesov prostredníctvom modelovania
- zmapovanie a popis pracovných procesov súvisiacich so správou, riadením a archiváciou dokumentácie na OTD
- automatizácia pracovných procesov, štandardizácia
- úspora nákladov v dôsledku elektronizácie toku dokumentov
- zvýšenie produktivity práce
- rýchly, jednoduchý a bezpečný prístup k dokumentom
Profil zákazníka
Akciová spoločnosť Matador je modernou medzinárodnou spoločnosťou holdingového typu podnikajúca v oblasti gumárenského a strojárenského priemyslu. V poslednom desaťročí spoločnosť dosiahla výrazný rozvoj a prešla zásadnými zmenami spojenými s transformáciou štátneho podniku na akciovú spoločnosť a procesom privatizácie. Spoločnosť vyváža viac ako 80% svojej produkcie.
Spoločnosť Matador má stabilizovanú výskumnú, technickú a obchodnú štruktúru s jasnou stratégiou rozvoja a predstavuje silný celok disponujúci zdravým kapitálovým, výrobným a ľudským potenciálom.