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Global 360 Keyfile

Grundliche Eigenschaften von Global 360 Keyfile

• ermöglich das Entstehen von elektronichen Dokumenten beliebiges Werkzeug arbeitet in dem Medium MS Windows

• ermöglich das Management und das Archivieren der Dokumenten aus anderen Medien (z. B. SAP, OS/400, usw.) mit Hilfe die Integration gegebenen Aplikationen ins Keyfile -Medium.

• unterstützt scannen mit breiter Skale  der Scanner von bekanntesten Produzenten

• sucht mit Hilfe beliebige Anzahl der Schlüsselwörter

• unterstützt Optical Character Recognition (OCR)

• steuert und detailliertes nachfolgt die Arbeit mit den Dokumenten (Workflows)

• kontrolliert Versionen der Dokumenten

• arbeitet mit sgn. gemischten Dokumenten, wo manche Seiten gescannt wurden, nächste elektronisch erstellt wurden

• nutzt die Schablone der Formulare

• beigibt elektronische Bemerkungen auf gescannten Dokumenten

• ermöglicht elektronisches Füllen der Formulare

• ermöglicht die Integration und den Austausch die Datai mit spezialisierten informationen Systeme

• unterstützt automatische Schubübernahme und Schubverarbeitung

• bietet umfangreiche Entwicklungsinstrumente und Instrumente für die Editation, die Integration die beliebigen SW Technologie aus dem System Keyfile ermöglichen

• benutzt breites Netz der Produkte von anderen Produzenten, die Eigenschaften und Funktionalität des System Keyfile erweitern

• Auf dem Management der Aktivitäten sind auf dem Display zur Verfügung die visuelle Symbole – die Ikonen. Wenn z.B. das Dokument gedruckt werden soll, legt das Dokument mit HIlfe der Maus auf dem Symbol des Druckers (“Drag & Drop”) um. Eben so einfach beschickt eigenständiches Dokument oder ganze Mappe zu anderen Kollegen.

• Durch ein Klicken auf der Job-Ikone, kann man immer auf dem Platz der Lagerung und auf dem Verlauf der Aufgabe fragen. Diese automatische Untersuchung der Fristen des Auftrags verhindert, dass die Dokumenten unter die Dutzende andere Flebbe “liegen gebleiben”.

• Elektronisch hergestellte Dokumente, erhaltente durch den Fax, das Email, importierte aus der Diskette usw., können direkt ohne die Behandlungen gestützt werden.

• Die Papierdokumente bereitlegen auf das Scannen (z. B. das Öffnen die Klammern, u.a.) und einzeln oder in die Zuteilungen mit anderen Dokumenten gescannt werden. In den Fall kleine Menge der Dokumente macht man die Kontrolle, das Indexierung und das Speichern des Dokuments direct auf dem Scann-arbeitplatz. In den Fall größere menge der Dokumente speichern die gescannte Dokumente und nach der Bedarf bearbeiten gleichzeitig mit mehreren Indexarbeitplätzen.

• Erstellte Dokumente speichern in schon hergestellte Mappen (z.B. für die Teilarbeit eine Mappe) aber es ist möglich auch neue Mappe zu bilden. Die einzelne Mappe können in die Kästen organizieren sein (z.B. anhand die Teilen des Projekts, Anfangjahr, usw.). Die Organization des Dokumentspeichern kann sehr einfach und flexibles anhand gewählten Entwurf herstellen werden. Die Modifikation in die Zukunft ist möglich.

• Bei der Indexierung ist es möglich beliebige Schlüssel zu wählen, unter denen man die Dokumenten später finden (z. B. die Dokumentzahl, die Arbeitzahl, der Dokumenttyp, die Sprachemutation, der Lösersname, u. a.). Bei der Indexierung können manche Schlüssel automatisch erfüllen.

Type die Klienten

Das System Keyfile erüglicht zwei Type die Klienten zu benützen:

Keyfile Classic Klient – Keyfile Classic Klient ergibt den Klient-Server Zugriff zu Keyfile Document Server (KDS). Es ermöglicht den Zugriff und Editation die Rechte zu allen Keyfile Objekten, die Dokumente, Einlegegeräte, Körbe, Kästen, und auch Funktionalität wie Faxing, Mahnung, Workflow,  Scannen und OCR, umfassen.

Keyfile Workspace Klient – Von der Version 4.0 ist zur Verfügung Keyfile Workspace Klient spendend das Ansehen der Windows – Arbeitsfläche oder Webbrowser (Benutzeranstellung). Diesesr Klient ermöglicht den Zugriff zu den Dokumenten, Körbe, Kästen. Es ist möglich zusammengebaute Dokumenten zu herstelen, zu editieren, Keyfile Kästen und Einlegegeräte durchzustreifen, Dokumenten in KDS Dokumentrepositor (kontrollierte Versionen) anzsehen. Klient Workspace ist Übereinstimmung mit ODMA (Open Document Management API simplifiziert die Integration die geläufigen DesktopApplikationen mit DMS).

Die Funktionen zusammenhängenden mit der Administration sind ausgeübene durch Keyfile Classic Klient. Endbenutzer  benutzt die Begünstigungen heimeliges Medium und benutzt die Instrumenten, die schon kennen.

Outlook Integration

Outlook Integration ermöglicht dem Verwalter eine öffentliche Outlook Directory zu konfigurieren so, dass sie automatisch die kommendene Nachrichten und Beischlusses direkt nach Keyfile Document Sarver (KDS) versenden.

Nachrichten kommende in solches Directory sind zusammen mit Beischlusses nach neuem Dokument in Keyfile Kasten umlegen. Durch ein Klicken auf diesen Dokument in Keyfile Kasten (Hinweis auf Referenz) wird das Dokument in den Beschauer icomXpress Viewer gezeigt.

Speichern der elektronischer Dokumenten in hierarchischen Strukturen

Das System ermöglicht elektronische Dokumenten in voraus bestimmte und genannte hierarchische Strukturen (Kästen, Directory, Körbe, …) zu speichern.

Mitteilung der Dokumenten

Das System ermöglicht die Mitteilung der Dokumenten. Das bedeutet, dass es möglich ist, damit mehrere Benutzer das selbe Dokument  zur Verfügung auf einmal ohne den Bedarf des Originaldarlehns wegen das Kopieren hatten.  Wenn das Dokument mit einem Benutzer aufbearbeitene ist, haben andere Benutzer die Möglichkeit des Aufbearbeitens deaktiviert. Mitteilunge Dokumenten können sie also weiter lesen. Die Änderungen, die ins Dokument gemacht sind, sind vernünftiges für alle Benutzer, die ds gebene Dokument mitteilen und sie haben die entsprechende Befugnisse.

Kontrolle der Versionen

Der Benutzer, der mit dem Dokument arbeitet, kann einzehlnen Versionen ohne den Bedarf das Kopieren oder das Umnennen des Dokuments beibehalten. Die einzelne Versionen sind zu speichern, zu lesen, zu kopieren oder zu löschen.

Suche

Die Suche des Dokumenten aus beliebigem Arbeitplatz wird durch eingeleitete Schlüssel, oder durch das Anschauen des Inhalts der einzelnen Kästen, bzw. Mappe geleistet. Alle Operationen werden durch ein Klicken auf Ikonen ausgeübt, wobei der Benutzer nicht pflegt, wo das Dokument speichert und woher es nimmt heraus.

Im Fall, dass das Archiv an mehreren Medien auseinandern legt, bittet das System das angehörige Medium aus, im Fall, dass das nicht anlegen ist. Nach der Verwendung Jukebox vortfälltauch diese Belastung.

Die Suche ist möglich auch wegen Indexe und Schüsslewörter, die mit sem Dokument verbunden sind, zu machen. Diese Schlüsselwörter und Indexe ist möglich manuell einzulegen, automatishc aus der Dataibase oder aus dem Dokumentinhalt, u.a.  zu erwirken. Bei automaticher Schlüsselgenerierung eliminiert man belanglose Wörter durch die Vergliechung mit sgn. Stop Word List (List kann wegen Forderungen modifiziert werden). Die Suche des Dokuments macht man wegeg entsprechenden Indexe und Schlüsseln.

Die Suchebedingungen kann man kombinieren. Die Suche wegen die Synonyma kann man durch die Stern-Konvention machen. Im Fall, dass der ganze Dokumentinhalt aufgetastet hat (Function Generate Keywords), kann man mit beliebige Wort aus dem Inhalt suchen. Bei der Suche kann man auch Slowakische Grammatik benutzen.

Mit der Suche der Dokumenten arbeitet man nach der Angabe des Benutzers – z.B. gleich triggert die Applikation,  mit welcher der existierte Beschauer erstellt wurde, u. a.

Zugriffsrechte

Über die Anlegung (die Weise, die Zeit, der Platz, …) erstelltes oder modifiziertes Dokument in DMS entscheidet autorisierter Benutzer, bzw. nach der Erfüllung der definierten Bedingungen kann das Anlegung automatisch realisieren.

In Keyfile können im Prinzip nur autorisierter Benutzer durch beigeordnete Identifizierer und eigene Passwörte reintreten. Änliche, jeder Archivkaste kann mit dem Passwort vor nichtautorisierte Personen gesichert sein.

Die Sicherheit auf  der Dokumentebene ist gesichert aus zweien Seiten. Im System wird spezielle Sichergruppe erstellt, wo jeder Benutzer ist in eine oder mehrere Gruppen  eingereiht. Jede definierte Gruppe hat genaue Befugnisse in dem Bereich des Lesens, der Änderung, des Anhängens der Komentare u.a.

Auf anderer Seite, jedem Dokument ist eine Gruppe von der Benutzer eingeteilt, aus was automatisch die Zugriffsrechte der Benutzer erfolgen. Mit die Kombination diesen Zugriffrechten kann man flexibelle Dateiversicherung sichern.

Die Sicherung gegen die Dokumentänderung, kann man für eigentliches Dokumentimage und auch für eigentliche Indexfelder des Dokuments verwenden.

Internet/Intranet

Keyfile “Arbeitplatz” den Klient ist den Anbau der “klasischen” Arbeitsfläche, ermöglicht den Benutzer nächste Alternative für den Zugriff und den Mitteilung der Keyfile Objekte auf Unternehmerintranet. Die Benutzer können ähnlich als bei “klasischer” Arbeitsfläche arbeiten. In dieser Arbeitsfläche haben die Benutzer deutlich die Arbeitsbereich für das Dokumentmanagement definieren, organiziert und verwaltet getrennt von anderem Windows – Arbeitsfläche.

Mit Hilfe “Arbeitplatz” den Kllient können die Benutzer Dokumenten, Directory oder Dataien zwischen “Arbeitzplätzen” und Standardmedium des Arbeitsfläche MS Windows – mit ganze Unterstützung der Operationen “drag and drop” auf alle Keyfile Benutzer-ungeschützten Objekte mitteilen. Dieser neuen “Arbeitplatz” ersetzt nicht “klasische” Keyfile Arbeitsfläche, es ist nur zusätzliche Eigenschaft des Klients.

Die Benutzer können seine Keyfile “Arbeitplatz” auch vermittels MS Wndows Explorer erschließen.Sie können ansehen, mit tastaturen Abbreviation auf dem Objekt behandeln und herstellen diese in Keyfile Domäne direct durch das Interface von Windows Explorer.

Keyfile Extranet Service ermöglicht den Benutzer auf eigenem Arbeitplatz durch Internet zu arbeiten, wenn sie außer der Arbeit sind. Keyfile Extranet Service zulässt der Benutzer mit MS Internet Explorer Dataikabinetten und Keyfile Directory zu verwalten, eingange und ausgange Dokumenten zu kontrolieren und Inhalt der zusammengebaute Dokumenten durch Internet aufzubereiten.

Keyfile Extranet Service bietet konsistente Benutzerinterface – ähnlich wie “Mein Computer” – bekannt aus MS Internet Explorer und Windows Explorer und MS Win32 Modus den Zugang zu Dokumenten an. Wenn die Hinweise auf URL ist, herstellen die Komponenten auf dem Server die HTML Seite, die alle Informationen über dem Objekt zuzüglich URL auf ihren aktuellen Inhalt umfassen. Applikation bietet URL für jeden Arbeitplatz Keyfile, die danach seinen Inhalt und die Eigenschaften erscheint.

Wenn der Dokumentenserver Keyfile per Internet erreichbar ist, können die Benutzer die Internethinweise auf Keyfile-objekten  zu herstellen. Diese Hinweise können per Email anderen Keyfile Benutzer geschickt werden und zulassen Ihnen die Mitteilung der Dokumenten per Unternehmerintranet oder per Internet. URL Hinweise auf Keyfile “Arbeitpaltz” können auch in die Webseite auf die Mitteilung Keyfile Dokumentobjekten in kooperierten Applikationen integrieren werden. Aktivseiten (ASP) halten mit Keyfile Server bieten Anpassungsinterface für eigene Seiten und Fragebögen.

Offenheit des System Global 360 Keyfile 

Alle Programmprodukte, die die konventionen Windows (DDE, OLE, u. a.) befolgen, sind direkt und einfach integrabel nach dem System Keyfile. Die Probleme können eintreten z.B. mit alten Versionen von Windows-applikationen, die diese Konventionen nicht auf 100% befolgen. nach Die Applikation integriert nach dem Keyfile Medium, abruft werden direkt aus diese Medium, dabei sie der Benutzer arbeitet so,  wie er  bisher gewöhnt war. Bei dem Abschließen der Arbeit, das System fragt, ob er das Ergebnis auch als Objekt nach Keyfile speichern hat. Das Standardinterface für Windows ist ausgenützt (im Fall. dass die Applikationsprogramm disponiert z.B. MakroSprache, man kann direkt keyfile Dokument herstellen). Mit dem Dokument speichert direkt in Keyfile kann man mit mehrere Weisen arbeiten: man kann mit Standardeditor (WordPerfect, MS Word, Excel, …) schnelle Manipulation, ohne die Möglichkeit das Dokument zu aktualisieren, direkt in Keyfilemedium erregt die Applikation, in die das Dokument herstellt war (z.B. Corel Draw, MS Project, …). Den Beitritt nach der Abarbeitung ist das Dokument,  herstellt in angehörige Applikation, auf dem auch die Aktualisierung in Keyfile  herstellen möglich ist. Mit Dokument kann man mit Spezialbeschauer manipulieren (Der Beschauer ermöglicht z.B. den Dokument durchzusuchen). Die Flexibilität Keyfile kann man sehen auch darin, dass beliebige Windowsapplikation kann seines Management durchnehmen. Zum Beispiel aus Excel kann man die Tabellen direkt nach Keyfile anlegen. Durch ein Klickenin auf eine aus diese Applikationen kann man Keyfile managen, dass das Dokument aufs neue anlegt, absucht, sendet er Fax, oder es erregt eine andere Funktion. Keyfile System disponiert mit eigene Mittel für die Entwicklung Benutzermodeule und Adaptierung des System.

KOALA (Keyfile Open Access Layer) ist das Werkzeug auf der Ebene des Makrosprache, das Keyfile zu konkrette Applikation adaptieren ermöglicht. Mit Hilfe KOALA kann Keyfile direkt durch DDE in andere Applikationen integriert. So kann man die Informationen Daten aus HOST  erschließen, damit sie mit anderen Daten in Keyfile kombinieren können. Diesen Weg ist es möhlich auch Integrationsbediengungen mit SQL, Paradox, Oracle aber mit D2B Databanken. Jede heute geläufige Programmedium unter Windows, wie z.B. VisualBasic, ToolBook, Object Vision oder PowerBuilder, kann darauf üben, dass Benutzerangepasste Desktop für Keyfile erstellt.

KDK (Keyfile Development Kit) ist Entwicklungsmedium Keyfile. KDK gibt der Software Keyfile zur Verfügung nächstes Werkzeug (bestimmt vor allem für System Integrator) für die Verbreitung der Funktionalität des Systems. Dieses wählbaren entwickelten Werkzeug ermöglicht vermittelst API, die Anhängen mit neuen Netzen und die Integration nächste E-mail oder ganztextliche Systeme  und die Bildung zielgelenkter Softwareserver (wie z.B. Recognite OCR Server for Keyfile).

KOPA (Keyfile Open Page Architecture), (ist ein Teil KDK) mit Hilfe KOPA kann man eigene “Page Viewers” oder Die Kommentartypen programmieren.

Auch kann man auch eigele DLL zur Keyfile beilegen. Keyfile kann für andere Windowsapplikationen Server auch Klient sein. Vermittelst des Windowsstandard  OLE ist möglich die Verbindung der Dokumenten direkt in Windows.

Die Anpassung des System Global 360 Keyfile

Angesichts der Tatsache, dass Keyfile System ist geöffnetes unversallen Produkt, seines Aufsetzen in konkreten Bediengungen fordert die Arbeiten auf dem Benutzemedium (die Adaptation) und manchmal auch die Entwicklungsarbeiten. Die exacte Struktur und Detailen dieser Arbeiten, wie auch deutliche Bestimmung die Aufgaben für die Löser definiert die Analyse und das Projekt die Aufsattelung des System auf elektronischem Management und die Archivierung der Dokumenten. Seine Hauptaufgabe ist zeitgleichen Status der Dokumenten und die Manipulation mit diesen Dokumenten und auch den Status existierte technischen und technologischen Mittel zu analysieren, die Struktur des Unternehmen aus der Hinsicht Aufsetzsystem  zu kartieren und auf Grund diese Informationen die Lösung des Dokumentmanagement vorzuschlagen, detailirtes Harmonogramm des Ablauf der Arbeiten und ihres Ausmaß, bindend für beide vertragmäßige Seiten zu aufzuarbeiten.

Die Struktur des System Global 360 Keyfile

Das System Keyfile ist klasisches Klient/Server System, das man in verschiedenen technischen Medien aussetzen kann. Syst0m Keyfile wert die Technologie sog. periphere Server aus. Dieser peripheren Server ist z.B. Druckserver, OCR Server, aber auch Scannarbeitplatz. Alle periphere Server sind aus alle vollwertigen Klient-Stationen zu benutzen. Daraus folgt, dass der Benutzer, arbeitend  mit der Suchenstation, aus ihn die Dienstleistungen des Scanner, der fysisch zu anderen Computer verbinden ist, benutzen kann.

Die alternative Archivmedien

Zu dem System GLobal 360 Keyfile sind alternative Archivmedien wie z.B. magnetzünder – optisch (MO) oder CD-ROM, anschileßbar. In die Kategorie magnetzünder-optische Geräte existiert mehrere Ebene der Unterstützung (LEVEL), abhängig von der Anzahl der Palatten und der Mechaniken, befindlich in gegebene Gerät. Die Wahl konkrets Gerät (MO Bibliotheken) ist abhängig von geplannte Archivmaß und der Zugraifenfrequenz in dieses Gerät.

Global 360 Keyfile – begünstigte Plattformen

Keyfile Document Server (KDS)

• Microsoft Windows NT Server 4.0 Service Pack 5 und höhere
• 64 MB RAM minimum, rekomanndiert 128 und mehr
• die Grösse Diskbereich abhängig von der Grösse der Dataibase
• Adaptec SCSI cards für optische Geräte
• empfohlen dedicated Server für KDS

Keyfile Internet Information Server (IIS) Extension

• Microsoft Windows NT Server 4.0 mit Service Pack 5 und höhere
• Microsoft Internet Information Server 4.0
• Microsoft Internet Explorer version 4.01 SP2 und höhere
• 128 MB RAM Minimum
• zirca 3 MB Diskbereich

Keyfile Workspace Klient

• Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.0 (Service Pack 5 und höhere) oder Windows 2000
• Microsoft Internet Explorer version 4.01 Service Pack 2 oder höhere  (Active Desktop Component Internet Explorer rekommandiert – it does not need to be activated, but it should be installed).
• 32 MB RAM oder höhere für Windows 95 & 98, 64 MB oder höhere für Windows NT
• zirca 20 MB Diskbereich (volle Installation)
• Imaging for Windows muss auf PC instalieren sein (Beschauen TIFF Seiten)

Keyfile Classic Klient

• Microsoft Windows 95, Windows 98 (Desktop only certified), Windows NT 4.0 Workstation Service Pack 5 und höhere oder  Windows 2000 (nur fär administrative Zwecke)
• 32 MB RAM für Windows 95 & 98, 64MB für Windows NT
• zirca 30 MB Diskbereich (volle Installation)

Outlook Integration Administration

• Outlook 98 oder 2000 Klient mit instalierte Option Collaborative Data Objects (CDO) (Note: optionale Komponent Outlook 2000)
• Keyfile Workspace Klient

Outlook Integration User

• Outlook 8.03/98/2000 Klient
• Keyfile Workspace Klient

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